GTD

تا به حال با GTD به پروژه‌های نیمه تمام در فکرتان توجه کرده‌اید؟

آیا با فکر کردن به این پروژه‌ها دچار استرس و سر درگمی می‌شوید؟

پاسخ به این پرسش که چرا در زندگی به نتیجه نهایی نمیرسیم، دقیقا نیاز به واژه تمرکز را مشخص می‌کند.

در نگاه اول ارتباط بین پروژه‌های نیمه تمام و تمرکز خیلی واضح نیست، اما با توضیح درباره یک تحقیق مشهور می‌توان به این رابطه پی برد:

خانم بلومازایکرنیگ، روانشناس مشهور روسی در طی یک پژوهش به نتایج جانبی دست یافت که در نهایت پدیده زایکرنیک نام گرفت. در این تحقیق دو دسته گروه از افراد مختلف را به یک سالن سینما بردند. یک فیلم برای هر دو گروه پخش شد که گروه اول تا انتها فیلم را دیدند و برای گروه دوم قسمت پایانی فیلم پخش نشد.

چند روز بعد از هر دو گروه سوالاتی در مورد جزئیات مختلف فیلم پرسیده شد. در کمال ناباوری گروهی که فیلم را به صورت ناقص مشاهده کرده بودند پاسخ‌های دقیقتری نسبت به گروه اول دادند.

نتیجه این تحقیق بیان کننده این موضوع می‌باشد که پروژه ها تا زمانیکه به نتیجه نرسیده باشند. همچنان به صورت یک فایل باز در ذهن افراد باقی می‌مانند و تمرکز را بر روی اقدامات جدید پایین می‌آورند. اما مانند یک دانش آموز بعد از حضور در جلسه امتحان و پایان رساندن پروژه خواندن سر فصل‌های امتحانی، هیچ کدام از مطالب مانند قبل از حضور در جلسه در حافظه او نیست.

پدیده زایکرنیک

این پدیده جالب به نام پدیده زایکرنیک یک جمله مشهور را یادآوری می‌کند که مغز جایگاه تولید فکر است نه انبار کردن آنها. پس با این توضیحات می‌توان به نقش کلیدی پروژه‌های نیمه تمام در کاهش تمرکز و در نتیجه افزایش استرس پی برد.

مدل های مختلف مدیریت زمان به عنوان یک اهرم کار آمد در طراحی برنامه ریزی شخصی یا حرفه ای معرفی شده اند، اما یکی از کار آمدترین آنها روش GTD می‌باشد.

مدل GTD که به افختصار به جمله   Getting thing done اشاره می‌کند، در این مدل پروژه های نیمه تمام بعد از خارج شدن از ذهن بر روی کاغذ دسته بندی می‌شوند و در نهایت به صورت غربالگری با اولویت بندی به انجام هر کدام پرداخته می‌شود.

اقدامات اولیه برای زمان بندی :

برای شروع به پنج جعبه یا ظرف نیاز دارید حتی می توانید به صورت جدول پنج ستون را طراحی کنید. بنابراین هر ستون یا ظرف را به صورت زیر نام گذاری کنید

ستون اول: ایده ها

ستون دوم: شاید یک روزی

ستون سوم: پروژه های زیر 10 دقیقه

ستون چهارم: پروژه های برون سپاری

ستون پنجم: سطل آشغال

شروع برنامه ریزی و زمان بندی به روش GTD :

مدل GTD بر مبنای 5 گام اساسی طراحی می‌شود

جمع آوری
تعریف
ترتیب
مرور
شروع

قدم اول:

در این مرحله تمام ایده‌ها و پروژه‌های شخصی و حرفه‌ای خودتان را بر روی تکه‌های کاغذ بنویسید. در ظرف 1 قرار دهید و یا در ستون 1( ایده‌ها) با مداد بنویسید حداقل 30 ایده و حتی مهارت را بیان کنید، مانند یادگیری زبان انگیلیسی یا شرکت در یک دوره آموزشی.

قدم دوم:

در مرحله دوم شش اقدام اساسی باید انجام دهید:

اقدام اول در این مرحله به پروژه ای ستوان 1 نگاه کنید و سوال این گام را بپرسید، آیا ایده یا پروژه قابلیت اجرا و عملی شدن دارند؟

اگر پاسخ مثبت است ایده در ستوان یا ظرف اول باقی می‌ماند

ولی اگر پاسخ منفی است آن ایده از ستون اول پاک شده و در ستون دوم  نوشته می‌شود.

در اقدام سوم از گام دوم(تعریف)

در این مرحله پرسش اساسی دوم پرسیده می شود.

آیا این پروژه زیر ده دقیقه به انجام می رسد؟

مانند یک تماس تلفنی یا ارسال یک ایمیل

اگر پاسخ مثبت است پروژه به ستون سوم (پروژه های زیر ده دقیقه) انتقال می یابد اگر پاسخ منفی است در ستون یک باقی میماند.

اقدام چهارم از گام دوم:

پرسش سوم در این مرحله در مورد برون سپاری است.

آیا این پروژه قابلیت برون سپاری دارد؟

پاسخ هر کدام از پروژه ها و ایده های ستون اول به این سوال آنها را به ستون چهارم میبرد.

اقدام پنج از گام دوم:

در این مرحله پروژه ها وایده های باقیمانده در ستون اول را در یک جدول اولویت بندی از A تا Z دسته بندی می کنیم. در این جدول فعالیت های مهم تر در بالای جدول قرار میگیرد

اقدام ششم از گام دوم:

در مرحله اخر از گام دو به سراغ ستون دوم یا ظرف شاید روزی می‌رویم پروژه هایی که اصلا نیازی به اجرا و عملی شدن نداریم. را به سطل و یا ستون پنج (سطل آشغال) انتقال می دهیم و پروژه های باقیمانده را شاید یک روزی عملی کنیم.

گام سوم: مرتب کردن

در این گام به یک دو راهی می رسیم تمام ایده های اولویت بندی شده در ستون اول را به دو بخش پروژه محور و زمان محور تقسیم می‌کنیم که در GTD موثر هست.

برخی از اقدامات نیازمند  تقسیم شدن به چند فعالیت به صورت پروژه می باشند که در این گام باید ایده ها و اقداماتی که این ویژگی را دارند به صورت جدول زمان بندی پروژه تعریف شوند.

در کنار این بخش اقداماتی نیز می باشند که باید برای انجام آنها یک زمان مشخص در تقویم ثبت شوند.

گام چهارم: مرور کردن

مهم ترین بخش برنامه ریزی مرور کردن دوره ای پروژه ها و جداول زمان بندی اقدامات در طول 1هفته برای اهداف کوتاه مدت و ماهیانه و سالیانه برای اهداف بلند مدت و میان مدت.

گام پنجم:

تعداد زیادی از برنامه ها با تمرکز طراحی میشوند اما به لحظه اقدام نمیرسند گام پنجم تیر خلاص برنامه ریزی است.

جهت ثبت نام و دریافت امکانات بیشتر GTD از مجموعه کاریزما روی گزینه ثبت نام کلیک کنید

ثبت نام کنید