مهارت ارائه مطلب

مهارتی که می‌تواند نقش قابل توجهی در موفقیت شغلی و موفقیت تحصیلی ما داشته باشد.

_گام هایی برای مهارت ارائه مطلب

گام اول/ اضطراب ارائه

همه افراد به نوعی اضطراب ارائه را تجربه می کنند. فقط تفاوتی که وجود دارد میزان و آستانه اضطراب است.

یکی از مهم ترین یشه های اضطراب، ابهان است.

سخنرانی و ارائه، ذاتا نیازمند تعامل است و همیشه “مخاطب” دارد. اساسا بدون مخاطب، ارائه معنا پیدا نمی کند.

اضطراب ارائه، پدیده ای قابل درک است و نباید نگران آن بود.

کارهایی که می تواند برای رفع اضطراب ارائه کمک کننده باشند:

• مدیریت استرس و شناخت و درک استرس و اضطراببه عنوان یک پاسخ طبیعی بدن و نه یک نقطه ضعف یا مشکل
• بهبود مهارت تسلط کلامی برای اینکه ذهن ما در زمان سخنرانی و ارائه مطلب آزادتر باشد.

در مواردی که ارائه به صورت مکتوب یا غیرحضوری است، مطمئن شویم که توانسته‌ایم پیام خود را به شفاف‌ترین شکل ممکن منتقل کنیم.

• تلاش برایافزایش عزت نفس:  بخش قابل توجهی از اضطراب‌ها و دشواری‌های ما در ارائه می‌تواند ناشی از پایین بودن عزت نفس باشد.
  احتمال دارد عزت نفس پایین، همه جا همراه من باشد و در هر جایی به صورت های مختلف خود را نشان دهد، جایی خود را به شکل عصبی شدن، جای دیگر فرو خوردن حرف‌ها، جای دیگر کاهش اعتماد به نفس و جای دیگر به صورت ترس از حضور در جمع خود را نشان دهد.
  مورد آخر شدیدتر و ملموس‌تر است.

گام دوم/ من نیازمند به کدام سبک ارائه هستم؟

• من در مهارت ارائه بسیار قوی هستم.
• من در مهارت ارائه ضعف دارم.
• من می‌خواهم برای بهبود مهارت ارائه تلاش کنم.
• مهارت ارائه برای موفقیت در کسب و کار ضروری است.

همه‌ی این جملات می‌توانند درست باشند. در یک ویژگی مهم مشترک هستند: آن هم ابهام است.

ارائه سبک های بسیار متفاوتی دارد و ما در برخی از آنها قوی و در برخی دیگر ضعیف هستیم.

حتی اگر در همه‌ی آنها هم ضعیف باشیم، مهم است که بدانیم می‌خواهیم بهبود کدام سبک را در اولویت قرار دهیم؟

اگر در همه‌ی سبک‌ها قوی هم باشیم، مهم است که بدانیم امروز  در این جلسه و برای این هدف، کدام سبک ارائه را باید انتخاب کنیم؟

موارد زیر، نمونه هایی از سبک های ارائه مطلب هستند و می توان بر حسب سلیقه و تجربیات خود این فهرست را کامل تر کنید.

سبک های ارائه به شرح زیر هستند:

• ارائه مطلب به عنوان یک سخنران انگیزشی
• ارائه مطلب به عنوان یک معلم ( مکتوب یا شفاهی یا فایل صوتی یا هر شکل دیگر)
• ارائه مطلب به عنوان یک مشاور ( چند راهکار و کمک به طرف مقابل برای انتخاب مناسب‌ترین راهکار)
• معرفی یک محصول در یک جمع عمومی یا به یک مشتری خاص (به عنوان یکی از زیرمجموعه هایمهارت فروش)
• سخنرانی رسمی در یک جلسه رسمی

به عنوان مثال: استیو جابز به عنوان ارائه کننده حرفه ای نام برده می شود و انبوهی از کتابها به نام او و به بهانه ی او فروخته می شود. او یک فرد توانمند در سبک معرفی محصول است.

گام سوم/ آیا یک شنونده خوب هستم؟

شاید با خود بگویید شنونده بودن چه ربطی به مهارت ارائه دارد.

منظور ما از شنونده خوب همان مفهومی است که در علم ارتباطات مطرح است.

شنونده خوب بودن:

• شنیدن حرف طرف مقابل
• مشاهده رفتار غیر کلامی او
• مشاهده حاشیه های ارسال پیام

مهارت در دریافت با کیفیت پیام ها است.

قرار نیست همه ی ایده ها، همه مثال ها و همه حرف ها را خلق کنید. وقتی مفهوم کاملا جدید یا محصول کاملا جدید در ذهن دارید هنوز بخش قابل توجهی از کلمات و جملات و سبک ارائه شما ترکیبی از تجربیات و شنیده ها و ایده ها قبلی شماست.

عادت به شنونده بودن و دریافت دائمی اطلاعات از طرف مقابل باعث می‌شود احساس او نسبت به روند ارائه مطلب را بهتر درک کنیم و در صورت نیاز، مسیر بحث را متناسب با شرایط، کُندتر و تُندتر کرده و یا به کلی تغییر دهیم.

گام چهارم/ آماده سازی های اولیه برای ارائه مطلب

ارائه چه شفاهی باشد و چه مکتوب، چه صوتی و چه تصویری، اما این مسیر همیشه با برداشتن یک قلم و کاغذ و ترسیم مسیر ارائه به شکل مکتوب آغاز می شود.

سوالات زیادی وجود دارد که باید پاسخ آنها را برای خودتان مشخص کرده و بر روی کاغذ ثبت کنید.

برخی از سوالات:

• هدف من از این ارائه چیست؟

• • آیا می‌خواهم مطلبی را که می‌دانم و دیگران نمی‌دانند (و علاقه دارند از من بیاموزند) به آنها بیاموزم؟
  • آیا می‌خواهم مطلب یا موضوع یا خبر یا محصول یا هر چیز دیگری را که من از آن اطلاع دارم و طرف مقابل اطلاع ندارد به او منتقل کنم؟
  • آیا من با او در یک زمینه (علمی، اخلاقی، استفاده از یک محصول یا برند، عادت رفتاری، زمینه تحلیلی، دانسته‌های قبلی) تفاوت داریم و علاقمند هستم که او را با دیدگاه خودم همراه کنم؟
  • آیا می‌خواهم مخاطب را ترغیب به انجام کاری بکنم؟ (مثلاً خرید یک محصول، کمک به یک موسسه خیریه، افزایش سطح مطالعه و یا داوطلب شدن در یک فعالیت گروهی در شرکت)

• مخاطب من چه کسی یا چه نوع افرادی هستند؟

• • دانسته‌های قبلی آنها چیست؟
  • چرا و با چه انگیزه‌ای برای خواندن یا شنیدن حرف‌هایم یا حضور در سخنرانی یا جلسه‌ی ارائه‌‌ی من وقت می‌گذارند؟
  • در صورتی که تعداد مخاطبان نسبت زیاد است (چند ده یا چند صد یا چند هزار نفر در فضای فیزیکی یا دیجیتال)، آیا می‌توانم چند پرسونای غالب در میان آنها را مشخص کنم؟ [مطالعه بیشتر:  پرسونای مخاطی یعنی چی؟ [

• پیام کلیدی من چیست؟

• • در یک جمله می‌خواهم چه چیزی را به مخاطب بگویم؟
  • در صد کلمه می‌خواهم چه چیزی را به او بگویم؟

• آیا فهرست کلیه‌ی نکات و حرف‌ها و اطلاعاتی که برای ارائه مد نظر دارم تنظیم کرده‌ام؟
• آیا ساختار ارائه را می‌دانم؟

• • اگر شفاهی است، آیا مدت زمان ارائه مطلب را می‌دانم؟
  • اگر مکتوب است، آیا برآوردی از مدت زمانی که مخاطب برای مطالعه‌ی من وقت می‌گذارد دارم؟
  • آیا می‌دانم که از چه ابزارها و کمک‌ابزارهایی برای ارائه استفاده خواهم کرد؟ (یا می‌توانم استفاده کنم؟)
  • آیا بخش‌های اصلی ارائه خود را می‌دانم؟
  • آیا حرف‌های یک دقیقه‌ی اولم را می‌دانم؟ آیا تصویری از اسلاید اول در ذهن دارم؟
  • آیا حرف‌های یک دقیقه‌ی آخرم را می‌دانم؟ آیا آخرین اسلاید را طراحی کرده‌ام؟ قرار نیست آخرین اسلایدی که در ارائه استفاده می‌شود، آخرین اسلایدی هم باشد که طراحی و تولید شده است

گام پنجم / ترسیم نقشه مفهومی

برای ارائه در یک سمینار، اسلایدسازی یا حضور در یک جلسه مذاکره هم، مانند هر کار دیگری می‌توان نقشه ذهنی ترسیم کرد. در چنین نقشه‌ای، ممکن است فهرست موضوعات مورد بحث، مدعوین برنامه، منابع، مجموعه ابزارهای مورد نیاز و ده‌ها مورد دیگر ثبت شود.

اما نقشه ذهنی جایگزین نقشه مفهومی  نیست. بلکه این دو ابزار متفاوت هستند که هر یک برای یک سخنران یا نویسنده یا معلم یا فروشنده، کاربرد خاص خود را دارند.

اگر چه نقشه مفهومی بسته به موضوع می‌تواند به شکل‌های بسیار متفاوتی ترسیم شود، اما یکی از بهترین مثال‌های نقشه مفهومی می‌تواند دیاگرام های علت و معلول باشد که در دینامیک سیستم‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

دو کارکرد مهم تهیه نقشه مفهومی:

1. پس از ترسیم نقشه مفهومی می توان در مورد تقدم و تاخر بحث و نهایی کردن ساختار آن تصمیم بگیریم.
2. موضوع در ذهن خودتان ساختار شفاف تری پیدا می کند و اگر ارائه به شکل شفاهی در جلسه شرکت یا سخنرانی باشد پرسش های پیش بینی نشده را می توانید بهتر و مسلط تر پاسخ دهید.

گام ششم/  انتخاب استراتژی عرضه‌ی بحث

دو استراتژی کلی در ارائه هر مطلبی وجود دارد:

این تقسیم بندی ممکن است ساده و بدیهی به نظر برسد، اما می‌تواند سرنوشت ارائه‌ی ما را از یک ارائه شکست خورده به یک ارائه موفق یا بالعکس تغییر دهد.

• شیوه افزایشی یا ترکیبی یا ارائه از پایین به بالا

در این شیوه شما مجموعه‌ای از حرف‌ها و اطلاعات و گزارش‌ها و دیدگاه‌ها و موضوعات مختلف را مطرح می‌کنید و سپس به تدریج به سمت موضوع نهایی در پایان بحث حرکت می‌کنید.

• شیوه خرد کردن مطلب یا ارائه از بالا به پایین

در این شیوه، از ابتدا کلیت بحث را مطرح می‌کنید و به تدریج جزئیات آن را مورد بررسی قرار می‌دهید.

ضمن اینکه این انتخاب علاوه بر مخاطب و موضوع، تابع توانمندی‌ها و ویژگی‌ها و صفات شخصیتی ما نیز هست.

ممکن است فردی که در سبک ارائه‌ی ترکیبی، بسیار موفق است در سبک ارائه از بالا به پایین ضعیف باشد. یا اینکه بالعکس، فردی بتواند ارائه‌های بسیار قدرتمند در سبک بالا به پایین انجام دهد، اما نتواند در سبک ترکیبی قدرتمند عمل کند.

گام هفتم / تولید محتوا برای ارائه

بخش قابل توجهی از مهارت ارائه در این گام خلاصه می‌شود.

ارائه‌ی ما با توجه به شکل آن نیازمند تولید محتواست.

گاهی اوقات، ارائه قرار است در قالب یک فیلم ویدئویی معرفی محصول باشد. در چنین حالتی عملاً تمام ارائه به تولید محتوا محدود می‌شود.

گاهی اوقات، برنامه‌ی ما یک جلسه‌ی درون‌سازمانی است و تولید محتوا ممکن است صرفاً به تهیه و تنظیم یک دستور جلسه به همراه چند گزارش جانبی باشد.

در یک سخنرانی هم، تولید محتوا ممکن است در قالب یک جزوه برای مخاطبان یا اسلاید سازی برای کمک به تفهیم بهتر مطالب باشد.

طراحی یک بازی برای تفهیم بهتر بحث در کلاس، شکل دیگری از تولید محتوا برای ارائه مطلب محسوب می‌شود.

گام هشتم / مدیریت زمان برای ارائه

مدیریت زمان عموماً در صدر فهرست مهارت‌هایی که اکثر ما برای یادگیری و توسعه‌ی آن تلاش می‌کنیم قرار دارد. از سوی دیگر در سخنرانی شفاهی و ارائه مکتوب مفاهیم هم بحث مدیریت زمان از اهمیت بالایی برخوردار است.

اما نباید فراموش کنیم که اگر چه مدیریت زمان در معنای عمومی آن و مدیریت زمان در ارائه در نام مشترک هستند، اما مهارتهایی کاملاً متفاوت محسوب می‌شوند.

مدیریت زمان به عنوان یک مهارت عمومی، بیشتر در مورد “تخصیص بهینه منابع” صحبت می کند.

مدیریت زمان در ارائه: میدانم که برای ارائه زمان مشخصی در اختیار خواهم داشت. پس مطالب مهم و ضروری مد نظرم را در ظرف زمان موجود می ریزم و در سخنرانی و ارائه شفاهی به چهارچوب زمان تعیین شده دقت می کنم.

تکنیک‌هایی هم که برای مدیریت زمان در سخنرانی و ارائه مطلب معرفی می‌شوند، با تکنیک‌هایی که برای مدیریت زمان در زندگی روزمره و محیط کار معرفی می‌شوند متفاوت است.

به این شکل که، سخنرانان حرفه‌ای یا مدیرانی که می‌خواهند در یک جلسه مهم سخنرانی کنند، از روش چهار نسخه ارائه استفاده می‌کنند.

اگر  برای سخنرانی  به اندازه‌ی X دقیقه وقت در نظر گرفته شده، آنها علاوه بر سخنرانی در X دقیقه برای ارائه سه سخنرانی اضافه هم تمرین می‌کنند:
1. سخنرانی در زمان نصف X
2. سخنرانی در زمان یک چهارم X
3. سخنرانی در زمانی حدوداً ۵۰% بیشتر از X
با این کار، ضمن اینکه تسلط آنها بر مطلب افزایش می‌یابد، در صورتی که در میانه‌ی سخنرانی لازم باشد سرعت بحث را تغییر دهند بدون مشکل این کار را انجام می‌دهند.

گام نهم / ارائه شفاهی

در ارائه‌هایی که به شکل فیزیکی در جلسات و سخنرانی‌ها و کلاس درس و معرفی محصول انجام می‌شوند، قلب مهارت ارائه، ارائه‌ی شفاهی است.

به عبارتی، همه چیز در مدیریت مناسب آن چند دقیقه یا چند ساعتی خلاصه می‌شود که می‌کوشیم در یک جلسه یا سمینار، حرف‌ها و نظرات و محتوای تولید شده و مفاهیم مد نظر خود را به شکلی اثر بخش به مخاطب منتقل کنیم.

برخی از زیرمجموعه های مهارت ارائه شفاهی به شرح زیر هستند:

• مهارت آغاز کردن بحث
• مهارت سخنوری و تسلط کلامی
• فن بیان
• تسلط بر صدا و لحن
• زبان بدن و ارتباط غیر کلامی
• انتخاب پوشش ظاهری مناسب
• مهارت داستان گویی
• مدیریت حافظه و به خاطر سپردن درست مطالب و موضوعات
• استفاده از ابزارهای همراهی بصری
• استفاده به موقع و مناسب از پشتیبان‌ها

گام دهم / آشنایی با خطاهای رایج در ارائه

برای کاهش خطاهای ما در یادگیری هر مهارتی، دو شیوه وجود دارد:

1. خطاها را به تدریج تجربه کنیم و راه مدیریت آن‌ها را یاد بگیریم.
2. با مشاهده و بررسی خطاهای دیگران، بخشی از آنها را بدون تجربه‌ی نزدیک بیاموزیم و یادگیری از طریق تجربه‌ مستقیم را به موارد کمتری محدود کنیم.

گام یازدهم / مدیریت بحران‌ها و شرایط پیش بینی نشده

بحران و چالش در یک جلسه ارائه به شکل‌های مختلفی می‌تواند به وجود بیاید.

موارد زیر تنها مثال‌های از مسائل پیش‌بینی نشده هستند:

• مسائلی مانند قطع برق یا آماده نبودن به موقع سالن
• نبودن ویدئو پروژکتور یا سیستم صوتی یا از کار افتادن آن‌ها
• مخالفت صریح یک مخاطب با اصل بحث ما
• رفتارهای پرخاشگرانه یک یا چند نفر از حاضرین
• مطرح شدن اطلاعاتی که فکر نمی‌کرده‌ایم مهمانان از آنها مطلع هستند

این مسائل و چالش‌ها می‌توانند از یک جلسه‌ی ارائه‌ی خوب یک کابوس بسازند و یا برعکس، در صورتی که به خوبی مدیریت شوند، نشان‌دهنده‌ی مهارت شما در مدیریت شرایط بحران باشند.

به همین علت، مدیریت بحران در جلسات ارائه شفاهی از جمله زیرمجموعه‌های مهم مهارت ارائه محسوب می‌شود.

کاربردهایی از مهارت ارائه:

• سخنرانی در جلسه شرکت در دفاع یا نقد یک طرح جدید
• تنظیم یک پروپوزال و صحبت در مورد آن در یک جلسه با مشتری
• جلسه معرفی محصول برای مشتریان
• سخنرانی آموزشی برای مخاطبان
• دفاع از پایان نامه در دانشگاه
• ارائه یک پروژه دانشجویی در محیط دانشگاه
• تهیه و تنظیم یک مجموعه اسلاید برای معرفی یک نظریه یا ابزار
• معرفی طرح یک کسب و کار برای سرمایه گذاران و در راستای کارافرینیو ایجاد کسب و کار جدید